Yrityksen vauhti kasvaa – varmista palkanlaskennan pysyminen kyydissä

Yritykselle palkkahallinto on kuitenkin paljon enemmän kuin palkkojen laskenta ja maksaminen. Palkkaprosessi on kiinteä osa yritystoiminnan kokonaisuutta sen kytkeytyessä HR:n, taloushallinnon ja talousjohdon arkeen, ja esimerkiksi lomapalkkavelkojen oikeellisuus vaatii kaikkien onnistumista. Mikäli yrityksellä on tarkoitus kasvaa kestävästi, kannattaa palkanlaskentaa ja siihen liittyviä prosesseja tarkastella hyvissä ajoin. Kuinka palkkahallinto voi konkreettisesti tukea yritystä matkalla kohti kasvua?

Keskustelimme aiheesta HR-konsultti Mari Jaakkolan kanssa, jolla on vahva tausta palkkahallinnon asiantuntijana. Hän jakoi oman näkemyksensä siitä, millä tavalla kasvuyritys hyötyy ulkoisen palkkahallintokumppanin tuesta.

Laadukas, ulkoistettu palkkahallinto tehostaa yrityksen toimintaa ja säästää aikaa

Yksi palkanlaskennan ulkoistamisen hyödyistä on, että se säästää merkittävästi asiakasyrityksen aikaa. Kun ulkoinen kumppani ottaa vastuun palkkahallinnon prosesseista, on asiakasyrityksellä enemmän aikaa keskittyä ydintoimintaan ja liiketoiminnan kehittämiseen. Edellyttäen kuitenkin, että palkkahallintoprosessit toimivat virheettömästi ja ovat korkealaatuisia. Laatu on meille Greenstepillä sydänasia, ja sen varmistamiseksi panostamme asiantuntijoidemme jatkuvaan osaamisen kehittämiseen ja koulutukseen.

– Onnistuneen palkkahallintopalvelun ehdoton menestystekijä on se, että palkat ovat aina oikein ja ajallaan. Jos palkanlaskennassa on toistuvia ongelmia, sehän tietenkin työllistää niin asiakasta itseään kuin meitä palkanlaskennassa, kun täytyy tarkistaa ja selvitellä asioita jälkikäteen, Mari pohtii.

Palkkayhteyshenkilö tuo selkeyttä palkanlaskennan ja HR:n työnjakoon

Henkilöstömäärän kasvaessa tulee yrityksen kiinnittää entistä enemmän huomiota HR-toimintoihin, kuten organisaatiokulttuurin vaalimiseen ja kehittämiseen sekä työntekijäkokemuksesta huolehtimiseen. Siksi on myös varmistettava, että HR:llä on riittävästi aikaa strategiseen toimintaan ja henkilöstön kehittämiseen, eikä heidän tarvitse käyttää liian paljon aikaa operatiiviseen toimintaan, kuten palkkoihin liittyviin kysymyksiin. Palkanlaskennan ja HR:n välisen yhteistyön ja työnjaon tulisikin olla selkeä, jotta osapuolten asiantuntemusta voidaan käyttää mahdollisimman tehokkaasti.

Ratkaisuksi tähän olemme luoneet Greenstepillä Payroll & HR advisorin, eli palkkayhteyshenkilön roolin. Palkkayhteyshenkilön tehtävä on poistaa asiakkaalta usein HR:lle suuntautuvat rutiinitehtävät, kuten lomakyselyihin vastaaminen sekä työvuorojen ja palkkojen tarkistaminen. Palkkayhteyshenkilö varmistaa myös sen, että kaikki palkkahallintoon toimitettavat materiaalit ovat oikein ja tulevat sovitussa muodossa.

– Palkkayhteyshenkilö helpottaa asiakkaan työtä ja säästää asiakkaan aikaa. Asiakas voi keskittyä paremmin esimerkiksi henkilöstön kehittämiseen, kun palkkayhteyshenkilö hoitaa asiakkaan puolesta palkkoihin liittyvät rutiinitehtävät, Mari summaa.

Proaktiiviset asiantuntijat auttavat kehittämään toimintaprosesseja

Palkanlaskennan toimiva ulkoistaminen vaatii tiivistä yhteistyötä asiakkaan kanssa. Kumppanina haluamme olla mukana asiakkaan liiketoiminnan kehittämisessä siten, että pohdimme kehitysaskeleita aina yhdessä.

Asiakas tuntee oman liiketoimintansa läpikotaisin, mutta ulkoisella kumppanilla on kokemusta erilaisten yritysten palkkaprosesseista. Asiantuntijamme tuovat mukanaan oman kokemuksensa lisäksi koko Greenstepin osaamisen ja parhaaksi todetut käytännöt asiakasyrityksen toimintaan. Yhteistyössä tehdyillä prosessien kehittämisellä ja automaation lisäämisellä voidaan poistaa turhia työvaiheita, mikä johtaa usein myös merkittäviin kustannussäästöihin.

Prosessien kehittäminen aloitetaan usein jo yhteistyön ensimetreillä: tarkalla taustatietojen läpikäynnillä varmistamme, että ymmärrämme asiakkaan nykytilan ja tulevaisuuden tarpeet kokonaisvaltaisesti. Prosessien parantaminen on kuitenkin jatkuvaa, ja se vaatii proaktiivisuutta palkkahallinnon asiantuntijoilta myös yhteistyön edetessä.

– Proaktiivisuus tarkoittaa käytännössä, että palkkahallinnon asiantuntijamme ovat aina askeleen edellä. Pidämme asiakkaamme jatkuvasti ”loopissa” ja pidämme asiakkaan tietoisena heitä koskevista asioista. Monesti olemme pystyneet tuomaan esille kehitysehdotuksia, joita asiakkaalla ei olla vielä otettu huomioon ja näin pyrimme helpottamaan asiakkaidemme elämää. Kuuntelemme asiakkaidemme toiveita ja ajatuksia herkällä korvalla reagoiden niihin nopeasti ja joustavasti, kertoo Mari.

Vaikka palkanlaskijan proaktiivisuus ja asiantuntijuus ovat näkyvin osa ulkoistettua palkkahallintoa, ei modernia järjestelmää ja osaavia järjestelmäkäyttäjiä sovi unohtaa. Hyvin toimiva palkkajärjestelmä skaalautuu asiakkaan kasvun mukana tehostaen tiedonkulkua ja raportointia. Koska jokainen asiakasyrityksemme on uniikki, tulee käyttämämme palkanlaskentajärjestelmän olla kustomoitavissa asiakkaidemme tarpeisiin. Olemme Greenstepillä erikoistuneet Mepco-järjestelmään, joka sopii monenlaisille yrityksille.

– Mitä automatisoidumpi järjestelmä on, niin sitä parempi. Se nopeuttaa prosesseja ja vähentää inhimillisiä virheitä. Mepcon vahvuuksiin kuuluu myös se, että työntekijät ja esimiehet pystyvät itse seuraamaan omia palkka- ja lomatietojaan, mikä tuo lisää läpinäkyvyyttä palkanlaskentaan, Mari kiteyttää.

Voisimmeko auttaa myös teidän yritystänne palkka-asioiden kehittämisessä? Ota yhteyttä, niin laitetaan pyörät pyörimään!