Miksi taloushallinnon automatisointi ei ole enää vain ”nice-to-have”?

Taloushallinnon prosessit tulee hoitaa lakien ja säädösten mukaisesti ja usein tämä on aikaa ja resursseja vievää toimintaa. Nykyisin prosesseja voidaan kuitenkin automatisoida pitkälle, joten yritysten kannattaakin pysähtyä riittävän usein miettimään, mitä se voisi tehdä paremmin.

• Missä prosessien mahdolliset pullonkaulat tai toistuvien virheiden paikat piilevät?
• Toimivatko talouden avainprosessit, kuten ostolaskujen käsittely, tehokkaasti?
• Voiko mahdollisten haasteiden juurisyyt olla muualla organisaatiossa kuin taloushallinnossa?

Greenstepin automaatiopalveluista vastaava Tomi Paapio kertoi vinkkinsä CFO:lle, joka miettii, onko kaikki mahdollinen jo tehty taloushallinnon automatisoinnin eteen:

Taloushallinnon prosessien automatisoinnin suurimpia hyötyjä

Virheiden väheneminen: Manuaalisesti hoidetut prosessin vaiheet voivat johtaa helposti virheisiin, ihmisiä kun olemme. Näppäilyvirheet, tuplana syötetyt tiedot, puuttuvat transaktiot tai virheelliset laskelmat voivat aiheuttaa vakavia seurauksia. Automaatio poistaa yhtälöstä inhimillisten virheiden mahdollisuuden ja varmistaa, että talouden data on varmasti oikeellista.

Ajan ja rahan säästö: Taloushallinnon prosessit vievät perinteisesti paljon aikaa ja resursseja, etenkin silloin, kun datalähteitä on useita. Automaatio suoraviivaistaa prosesseja ja mahdollistaa mm. automaattisen tiedonkeruun useista eri järjestelmistä integraatioiden avulla. Laskutuksen ja ostoreskontran automatisointi voi tuottaa helposti useiden työtuntien säästön viikossa.

Tuottavuuden ja tehokkuuden lisääminen: Automatisoimalla taloushallinnon ydinprosessit, yritys voi käsitellä monimutkaisempia transaktioita ja skaalata liiketoimintaansa aiempaa paremmin. Prosessilouhinnan paljastaminen pullonkaulojen automatisointi ja tehostaminen mahdollistaa laajempien datamassojen käsittelyn pienemmillä resursseilla, aiempaa laadukkaammin.

Läpinäkyvyyden lisääminen: Manuaalisen taloushallinnon datan käsittelyn aiheuttamat virheet tietojen laadussa sekä käsittelyn mahdolliset viiveet aiheuttavat ongelmia tietojen reaaliaikaisessa ja oikeellisessa raportoinnissa. Tietojen automaattinen integrointi, käsittely ja vienti esimerkiksi kattavaan BI-työkaluun varmistaa, että yrityksen johdolla ja muilla avainhenkilöillä on käytössään aina ajantasaiset ja oikeat tiedot parempien päätösten tekemiseksi.

Mistä automaatiohanke lähtee liikkeelle ja tuleeko se kalliiksi?

Sopivin automaation toteutustapa (integraatiot, robotit tai vaikkapa itse tehdyt sovellukset) selviää, kun nykytila ja tahtotila on selvillä. Liikkeelle päästään, kun tarve on tunnistettu ja keskustelut avattu automaatioasiantuntijan kanssa.

Projektin laajuus vaikuttaa kustannuksiin, esimerkiksi ostolaskuprosessissa yksittäisen tehtävän tutkiminen vie vain vähän aikaa, mutta prosessin perkaaminen kokonaisvaltaisesti voi viedä parikin työpäivää. Paljon riippuu organisaation laajuudesta ja tapausten monimutkaisuudesta.

Itse projekti ei usein juurikaan työllistä talousorganisaatiota – yleisimmin tarvitaan määrittelypalaveri, pääsy järjestelmiin sekä apu testitulosten varmistamiseksi. Projektin myötä saatuja kehittämisehdotuksia voi lähteä toteuttamaan omalla aikataululla.

Taloushallinnon prosessien automaatio alkaa olla pikkuhiljaa luokassa ”ei enää nice-to-have" vaan edellytys liiketoiminnan menestykselle. Jos yrityksessäsi ollaan mietitty prosessien automatisointia, mutta aloituksen tapa tai muut yksityiskohdat ovat jääneet vielä hämärän peittoon, olemme mielellämme mukana näissä keskusteluissa.