Projektipäälliköllä on yksi merkittävimmistä ja samalla haastavimmista rooleista ERP-projektissa. Projektipäällikön täytyy samanaikaisesti toimia liimana projektiin osallistuvien ryhmien välillä ja pitää kaikkia lankoja käsissään. Tässä artikkelissa tarjoamme projektipäällikölle käytännön vinkkejä sujuvaan ERP-projektiin.
Veikkauksen Product Portfolio Manager Tatu Sipilä ja Greenstepin Development Manager Jan Björklund ovat kumpikin kokeneita projektipäälliköitä. Heillä on vuosien kokemus ERP-projektien ja muiden digitaalisten muutosten johtamisesta kansainvälisesti. Sipilä ja Björklund keskustelevat projektipäällikön keskeisestä roolista ERP-projektissa ja jakavat käytännön vinkkejä projektin johtamiseen ERP Wizards -podcast-tuotantokauden kolmannessa jaksossa. Keräsimme jaksossa jaetut vinkit myös käteväksi muistilistaksi tähän artikkeliin.
Millaisia vastuita ERP-projektipäälliköllä on?
Projektipäällikön päätehtävä on johtaa projektia ja pitää kaikki langat käsissään. Valittu lähestymistapa projektin johtamiseen voi kuitenkin vaihdella henkilön taustan mukaan. Jotkut projektipäälliköt haluavat olla lähempänä projektia osallistumalla toteutukseen konsultin roolissa. Tässä tapauksessa on kuitenkin tärkeää muistaa projektipäällikön päätehtävä projektin johdossa.
Toinen lähestymistapa on, että projektin konsultointi ulkoistetaan jollekin toiselle henkilölle. Projektipäällikön ei tarvitse tietää kaikkea ERP:istä, mutta perusasiat on silti hyvä hahmottaa. Molemmissa tapauksissa projektipäällikön ensimmäinen tehtävä on luoda projektille raamit. Tämä vaihe sisältää paljon rutiinityötä, kuten viestintäsuunnitelman laatimisen, käytettävien työkalujen valinnan ja sen päättämisen, millaista jälkiseurantaa, eli follow-upeja, eri tehtäville asetetaan.
5 vinkkiä projektipäällikölle
1. Kommunikaatio on avain menestykseen
Menestyäksesi viestinnässä sinun tulee ensin tunnistaa kaikki projektissa mukana olevat ryhmät ja päättää, kuinka haluat kommunikoida heidän kanssaan. Kommunikaatio ei koskaan saa olla yksipuolista, vaan projektipäällikön täytyy aina olla kiinnostunut keskustelemaan kaikkien mukana olevien ihmisten kanssa.
Päivittäin ERP-järjestelmän parissa työskentelevä ydintiimi tarvitsee tietoa päivittäin, mutta ulkopiirissä saattaa olla ihmisiä, jotka eivät tarvitse tietoa niin usein. Saattaa riittää, että lähetät ulkopiiriin kuuluville ihmisille tietoa kvartaaleittain tai kuukausittain. Projektipäällikön on tärkeää tunnistaa, kuinka paljon eri ryhmät todellisuudessa tarvitsevat kommunikaatiota projektin aikana, sillä heitä ei kannata hukuttaa liikaan tietoon.
2. Kuuntele aktiivisesti
Aktiivisen kuuntelun merkitys korostuu ERP-projekteissa. On äärimmäisen tärkeää, että projektipäällikkö kuuntelee ihmisiä ja huoneen ilmapiiriä. Jos ihmiset ovat hiljaa, jokin on luultavasti pielessä. Myös palautetilaisuuksia on tärkeää pitää jo projektin aikana, jotta ihmiset voivat kertoa ajatuksistaan ja tunteistaan.
3. Ole avoin, ja nosta haastavatkin asiat pöydälle mahdollisimman aikaisin
Luottamus on avain menestykseen, ja siksi onkin tärkeää olla läpinäkyvä ja rehellinen koko projektin ajan. Mahdollisista vaikeuksista kertominen jo varhaisessa vaiheessa auttaa niiden käsittelyssä valtavasti. On tärkeää arvioida tulevaisuuden riskejä projektin aikana sen sijaan, että kirjaisi ylös vain tapahtuneita asioita. Kerro siis asianomaisille mahdollisimman aikaisin, mitä milloinkin tapahtuu.
4. Varmista henkilöstöresurssien riittävyys
Puhu resursoinnista huolella esihenkilöiden kanssa varmistaaksesi, että projektiin osallistuvilla on varmasti aikaa projektille. Joskus tavanomaisia tehtäviä on delegoitava muille tai jätettävä pois, jotta projektille jää tarpeeksi aikaa. Organisaatio voi myös palkata lisää resursseja, mutta uusille työntekijöille ei pitäisi antaa projektin avainrooleja ilman syvällistä tuntemusta yrityksen nykyisistä prosesseista.
5. Ennakoi, jotta ihmisillä on aikaa sopeutua muutokseen
ERP-projekti muuttaa tuttuja työskentelytapoja, ja muutos synnyttää työntekijöissä luonnollisesti monenlaisia tunteita. Hyvä tapa muutosvastarinnan vähentämiseksi on kertoa ihmisille jo alussa, että ERP tulee tuomaan monia muutoksia totuttuun työskentelyyn. Tämä antaa heille enemmän aikaa sopeutua muutokseen.
Haluaisitko oppia aiheesta lisää?
ERP Wizards -podcast tuotantokauden kolmannessa jaksossa, Veikkauksen Product Portfolio Manager Tatu Sipilä and Greenstepin Development Manager Jan Björklund pureutuvat syvemmälle aiheeseen. Kuuntele jakso Spotify:ssa!
Löydät myös tuotantokauden neljä muuta jaksoa Spotify:sta.
Julkaistu 16.05.2022