”Halusimme kumppanin, joka aktiivisesti kehittää palkkaprosesseitamme säästäen samalla kustannuksissa”
Logstorilla oli tarve löytää kumppani, joka pystyisi toteuttamaan sekä samalla kehittämään heidän palkkahallinnon prosessejaan. Tästä alkoikin yhteistyö, jossa työn laatu sekä sujuvuus ovatkin positiivisesti yllättäneet jopa kokeneen talousjohtajan.
Logstor tarjoaa asiakkailleen kaukolämmön sekä -viilennyksen ratkaisuja ympäri maailman – missä ikinä lämpöä tai viileyttä tarvitaankaan. Vastuullisia ja ekologisia ratkaisuja hyödyntävä Logstor onkin alansa markkinajohtaja Suomessa. Talousjohtaja Eija Skorokhodin mukaan palkanlaskenta on ollut ulkoistettuna yrityksessä jo pitkään.
”Meillä on ollut ulkoistettuna palkanlaskenta jo yli kymmenen vuotta, mikäli olen onnistunut historiatietoja penkomaan. Jo edeltäjäni oli ajatellut kilpailuttaa palkanlaskennan, joten pohjamateriaalia oli jo jonkin verran tarjolla.”
Vuonna 2018 tilintarkastuksessa saatu kommentti pisti miettimään palkanlaskennan ulkoistuksen hyötysuhdetta. Uuden tilintarkastajan mukaan palkanlaskennasta toimitetuissa kirjausmateriaaleissa oli paljon hiomisen varaa. Tämä laittoi liikkelle jo aiemmin suunnitellun prosessin palkanlaskentakumppanin vaihtamisesta. Kilpailutuksen jälkeen Logstor päätyi valitsemaan Greenstepin kumppanikseen.
Alkuvaiheen jälkeen kumppanuussuhde on lähtenyt lentoon molempien osapuolien ollessa aktiivisia toimijoita. Etenkin palkanlaskennassa loppukäyttäjien virheiden sietäminen voi olla hyvinkin matalaa - kukapa nyt haluaisi omassa palkkakuitissaan olevan jatkuvasti virheitä tai joutuvan korjaamaan palkanlaskijan erheitä kirjauksissa. Tästä syystä on ensisijaisen tärkeää, että molemmat osapuolet toimivat aktiivisesti suhteen eteen parhaita käytäntöjä kehittäen.
”Erityisen tyytyväinen olen siihen, että tämä on molemminpuolista ja aloitteellista. Koko ajan pyritään kehittämään tätä työtä yhdessä. Palkanlaskija osallistuu tosi paljon ja hänellä on ideoita, miten voidaan tehdä paremmin tai helpommin. Siitä olen ollut jopa yllättynyt, sillä minulla ei ole aiempaa kokemusta tällaisesta yhteistyöstä. On ollut ulkoistuksia ennenkin, mutta tämä on ollut ehdottomasti paras.”
Viestintä keskiössä
Turvatakseen osapuolten aktiivisen osallistumisen ja jatkuvan kehittymisen on suhteessa käytävän viestinnän oltava avointa ja jatkuvaa. Osapuolten luottamuksen ja yhteisen kemian kehittyminen vapauttaa resursseja itse toimintaan. Yli kolmekymmentävuotisen uran kokemuksella Skorokhod mieltää toimivan työskentelyn palkanlaskijan kanssa olevan suhteen onnistumisen avaintekijöitä.
”Se on hirveän tärkeää ja auttaa kehittämään tätä työtä eteenpäin. Meillä toimii keskustelu- ja ymmärrysyhteys palkanlaskijan kanssa äärettömän hyvin. Tämä on loistava yhteistyö - osittain varmasti myös henkilökemioista johtuen.”
Henkilökemian lisäksi yhteistoimintaa helpottavat toimivat järjestelmät. Kun palkanlaskenta siirtyi Greenstepille, myös Logstor siirtyi käyttämään Mepco-järjestelmää henkilöstöhallinnossa. Toimintaa on tehostanut myös mahdollisuus omien raporttien keräämiseen, kun kaikki tiedot eivät ole olleet palkanlaskijan takana piilossa.
”Nyt kun siirryttiin Greenstepiin, tehdään Mepcolla. Se on Greenstepin Mepco, mutta meillä on pääsy sinne ja saadaan itsekin haettua tietoja sieltä. Tämä on loistavaa, ettei aina tarvitse vaivata palkanlaskijaa. Pystymme seuraamaan tarkemmalla tasolla asioita, kun tiedetään ja nähdään, että kirjaukset ovat oikein. Raportointi on helpottunut huomattavasti emoyhtiöön päin.”
Ja mitä alussa mainittuihin tilintarkastajiin tulee, Skorokhodin mukaan hekin ovat olleet varsin tyytyväisiä uuteen kumppaniin.
”Tilitarkastustoimisto antoi erittäin positiivista palautetta, kun viimeksi kävivät. Selvisimme tilintarkastajien kanssa muutamassa tunnissa siitä, missä aikaisemmin meni monta viikkoa.”
Haluatko kuulla kuinka voimme auttaa teidän organisaatiotanne onnistumaan?
Julkaistu 28.09.2020