Etätyö ulkomailla – ota nämä asiat huomioon työnantajana

HR-ammattilaiset Jenni Laurikainen Howspacelta ja Kati Tuovinen Greenstepiltä kertoivat Greenstep Podcastin 8. kaudella näkökulmiaan ulkomailta käsin tehtävään etätyöhön ja siihen, mitä se tarkoittaa työnantajille. Howspace on edelläkävijä etätyön mahdollistamisessa ulkomailla – heidän periaatteensa on, että työntekijät voivat työskennellä missä päin maailmaa tahansa.

Työnantajan ei ole pakko suostua ulkomailla etätyöskentelyyn, mutta sen mahdollistaminen voi olla merkittävä rekrytointivaltti yritykselle.

– Luulen, että nykyään työ- ja yksityiselämän tasapaino ja joustavuus ovat avainasioita ihmisille. Enää ei välttämättä ajatella, että oma henkilökohtainen elämä olisi sovitettava työelämään – nyt halutaan, että työelämän voi sovittaa myös omaan henkilökohtaiseen elämään sopivaksi. Etätyö tai ulkomailla työskentely mahdollistaa joustavuuden, ja ne tasapainottavat työelämää, pohtii Jenni.

Ota nämä asiat huomioon ulkomailla etätyöskentelyn mahdollistamisessa

Kokosimme keskustelusta vinkkejä, jotka työnantajan kannattaa ottaa huomioon, jos tilapäinen etätyöskentely ulkomailla halutaan mahdollistaa.

• HR-tiimille kannattaa hankkia asiantuntija-apua kouluttamaan ja opastamaan ulkomailla etätyöskentelyn asioista. Näin varmistetaan, että HR:ssä ymmärretään toimintakehys ja siihen liittyvät vastuut, ja kaikki asiat tulee otettua huomioon.
• Huomioitavia asioita on monia – kuten maakohtaiset lainsäädännöt, sosiaaliturva, verotus, vakuutusasiat, nettiasiat ja työterveydenhuollon hoitaminen. Selvitä myös, miten tietoturva- ja tietosuoja-asiat otetaan huomioon kohdemaassa. Huomioitavien asioiden määrä riippuu siitä, kuinka pitkä ulkomailla etätyöskentelyn jakso yrityksessä päätetään sallia.
• Laadi kattava ulkomailla etätyöskentelyn toimintapolitiikka, johon on huolellisesti mietitty kaikki huomioitavat asiat sekä työnantajan ja työntekijän vastuut. Kokoa myös toimintapolitiikasta lyhyempi, helppolukuinen versio työntekijöille – kuten viiden kohdan opas, jossa kerrotaan selkeästi, miten työntekijä voi mennä etätoihin ulkomaille ja mitä se häneltä vaatii.
• Mieti, miten etätyötä johdetaan organisaatiossa. Miten työhyvinvoinnista ja yhteisöllisyydestä pidetään huolta? Laurikainen toteaa, että etätyön johtaminen vaatii avointa keskustelukulttuuria, jaettua johtajuutta ja itsensä johtamisen taitoa.

A1-todistus vaaditaan tilapäisiin etätyöskentelyn jaksoihin ulkomailla

Eläketurvakeskus vaatii A1-todistuksen tilapäisiin (maksimissaan 2 vuotta kestäviin) etätyöskentelyn jaksoihin ulkomailla. Todistuksella osoitetaan, että ulkomailla työskentelevä työntekijä kuuluu Suomen sosiaaliturvaan, ja että sosiaalivakuutusmaksut maksetaan Suomeen. Jos työtekijä lähtee tilapäisesti työskentelemään EU/ETA-maassa, Sveitsissä tai Iso-Britanniassa, haetaan A1-todistus. Muihin maihin matkustaessa vaaditaan A1-todistusta vastaava todistus. Jos todistusta ei ole, tulisi sosiaalivakuutusmaksut suorittaa työskentelyvaltioon.

Todistus tulisi hakea vain yhden päivän työmatkoillekin. Se voidaan kuitenkin myöntää kahdeksi vuodeksi kerrallaan, joten jokaiselle reissulle ei tarvitse välttämättä erikseen hankkia uutta todistusta. Todistuksen hakeminen on ilmaista.

Kaiken kaikkiaan käytäntöjen suunnitteluun kannattaa käyttää aikaa ja vaivaa, jotta yllätyksiltä vältytään, ja jotta vastuut ovat selkeitä molemmille osapuolille. Asiantuntija-apua voi olla hyvä pyytää HR-tiimin tueksi kattavan toimintapolitiikan ja taustatyön tekemiseksi. Jos teillä kaivataan neuvontaa ulkomailla etätyöskentelyn asioissa, ota yhteyttä – Greenstepin asiantuntijatiimi on apunanne!

Mikäli aihe kiinnostaa enemmän, kuuntele koko jakso Spotifysta!