Korkealaatuisen taloushallinnon rakennuspalikat

Taloushallinnon rooli on täyttää laissa säädetyt velvollisuudet ja tuottaa tärkeää taloustietoa yrityksen päätöksenteon tueksi. Meidän näkökulmastamme tärkeää on myös, että kirjanpito tuotetaan kerralla oikein ja se on tilinpäätöstasoista.

Meille työmme laatu on kunnia-asia, josta ei jousteta kiireisimmälläkään hetkellä. Päästäksemme asiantuntijatyön laadun syvimpään olemukseen, tulee ymmärtää, mitä laatu on.

Tuotteen laatua on mahdollista arvioida objektiivisesti perustaen arvion puhtaasti teknisiin, mitattavissa oleviin ominaisuuksiin, mutta ihmisen toiselle tekemän palvelun laadun arviointi on huomattavasti vaikeampaa. Palvelun laatu onkin lähes aina yksilöllinen ja subjektiivinen kokemus onnistumisessa niissä osatekijöissä, jotka vaikuttavat palvelun tuottamiseen.

Mistä tekijöistä laatu Greenstepillä koostuu?

"Laatu taloushallinnossa tarkoittaa pähkinänkuoressa sitä, että tehdään asiat oikein, riittävällä tarkkuudella, oikeaan aikaan ja skaalaudutaan asiakkaiden tarpeisiin. Tarvitaan siis ammattitaitoisia tekijöitä, mutta täytyy muistaa, että taloushallinto on kompleksinen kokonaisuus. Yksittäinen tekijä ei pysty hallitsemaan kaikkea täydellisesti. Tämän vuoksi ammattitaitoisten tekijöillä tulee olla hyvä tukiorganisaatio. Greenstepillä kollegoiden auttaminen on jokaisen DNA:ssa – ketään ei jätetä yksin! Taloushallinnon työssä vaaditaan tarkkuutta, ja myös toisia silmäpareja työn tarkistukseen. Sovituissa aikatauluissa täytyy pysyä sekä toimintaa tulee pystyä muokkaamaan niin, että asiakkaiden tarpeet tulee täytettyä", kertoo Anu.

Sukelletaan hetkeksi Anun vastaukseen ja pohditaan mitä elementtejä se oikeastaan sisältää:

1. Henkilöstön ammattitaito ja motivaatio
   
   Kaikki toimintamme pohjautuu osaavaan ja motivoituneeseen henkilöstöön. Kasvun siemen löytyy huolella tehdystä rekrytoinnista. Olemme tarkkoja kaikkien greenstepiläisten ammattitaidosta, asiakaslähtöisestä asenteesta sekä sitoutumisesta yhteisiin arvoihin. Huolehdimme siitä, että työntekijämme viihtyvät päivittäisissä työtehtävissään, ja että pystymme tarjoamaan mahdollisuuksia ammatilliseen kehittymiseen ja kouluttautumiseen. Asiantuntijamme käyttivätkin Greenstep Academyn tuottamiin sisäisiin koulutuksiin vuonna 2020 yli 8000 työtuntia.
   
   
2. Tarkkuus
   
   Päivittäisen toiminnan tueksi on luotu ohjeistuksia sekä tarkastuslistoja, joiden avulla pienetkin yksityiskohdat tulevat varmasti vietyä maaliin. Yhtäkään työntekijää, kokemustasosta riippumatta, ei kuitenkaan heitetä yksinään syvään päähän ohjeistusten tai tarkastuslistojen kanssa. Uudet työntekijämme kasvavat vastuuseen taloushallinnon eri osa-alueiden kautta ottaessaan suurempaa roolia yksittäisten asiakkuuksisien parissa.
   
   
3. Tehdyn työn oikeellisuuden varmistaminen
   
   Kirjanpidon oikeellisuus on erittäin tärkeää erityisesti yrityksen ulkoisia sidosryhmiä ajatellessa. Kerralla oikein tehty lisää raportoinnin oikeellisuutta ja luotettavuutta. Suhteet sijoittajiin sekä verottajaan on huomattavasti helpompi ylläpitää tämän ollessa kunnossa.
   
   Huolehdimme oikeellisuudesta varmistamalla jokaiselle työntekijälle tarvittavan tuen. Tästä syystä on äärimmäisen tärkeää, että pulman tullessa eteen, apu löytyy läheltä. Jokaisen työntekijämme tukena toimivat kaikki yli 400 ammattilaistamme. Sisäisten viestintäkanaviemme avulla ongelmakohtiin tai askarruttaviin kysymyksiin löytyy apu nopeasti ja asiantuntevasti.
   
   Myöskään yhtään tilinpäätöstä emme laita eteenpäin ilman, että sen on tarkastanut vähintään kahden asiantuntijan (ja usein KHT-tason) osaavat silmäparit.
   
   
4. Aikatauluissa pysyminen
   
   Aikataulujen suhteen laadun kokeminen on selkeämpää – myöhässä tehty työ on harvoin korkealaatuista. Olemme luoneet varamiesjärjestelyn, joka mahdollistaa katkottoman palvelun asiantuntijoidemme ollessa esteellisiä hoitamaan tehtäviään (loma-ajat ja yllättävät poissaolot). Viestimme mahdollisista tuuraajista asiakkaillemme yhdessä sovitussa aikataulussa. On toki syytä muistaa, että aikataulujen pitäminen vaatii sitoutumista myös asiakkaalta esimerkiksi materiaalien toimituksen suhteen.
   
   
5. Ajantasaisuus
   
   Tilinpäätöstasoinen kirjanpito vaikuttaa yrityksen sisäisen strategian toteuttamiseen. Jos oikea kuva yrityksen taloudellisesta tilanteesta saadaan kerran vuodessa tilinpäätöksen yhteydessä, voi jo tehdyt päätökset olla järjettömiä perustuttuaan heikkoon dataan. Kirjanpidon pitäessä talousdatan jatkuvasti reaaliajassa, nousee datan luotettavuus huomattavasti.
   
   
6. Yhteisvastuu
   
   Vaikka asiantuntijamme tekevät asiakasvastuullista työtä, olemme kollektiivisesti yhteisvastuussa toiminnastamme. Laadun ylläpitämiseksi tiiminvetäjämme käyvät läpi säännöllisesti kaikissa asiakkuuksissamme tehtyä työtä. Tarvittaessa teemme muutoksia tiimeihin laadun ja toimivien henkilökemioiden varmistamiseksi.
   
   
7. Osaamispoolin varmistaminen ja kehittäminen
   
   Meillä ammattitaitoisen ihmisen apuna ja tukena on toinen ihminen. Osaajiemme ammattitaito ei rajoitu pelkästään taloushallinnon kysymyksiin, vaan joukostamme löytyy laaja-alaisesti osaamista myös monista muista yritystoimintaan vaikuttavista osa-alueista. Talomme sisältä löytyvät verotuksen tai lakiasioiden asiantuntemus on ollut hyödyksi asiakkaiden ongelmien ratkaisuissa. Monesti myös HR- sekä palkanlaskennan ammattilaisemme ovat tuoneet valtavasti lisäarvoa asiakkaillemme. Mikäli huomaamme, että organisaatiostamme puuttuu asiakkaille hyödyllistä osaamista, hankimme sitä.
   
   

Mitä muuta laadun määrittelyssä tulisi ottaa huomioon?

Palvelun laatu on subjektiivinen kokemus ja asiakkaan aikaisemmat kokemukset taloushallinnon palveluista vaikuttavat siihen, että miten asiakas määrittelee korkealaatuisen työn.

Yritysmaailmassakin ihminen on ns. kokemuksensa vanki, jolloin aikaisemmat kokemukset vaikuttavat asiakkaan mielikuviin odotettavasta laadusta. On siis selvää, että palveluun ja sen laatuun liittyy monenlaisia odotuksia. Toimiva kommunikaatio osapuolten välillä onkin yksi tärkeimmistä laadunvarmistukseen sekä -hallintaan liittyvistä työkaluista. Puhumalla ja keskustelemalla odotuksista sekä kehityssuunnista, saavutetaan osapuolten kanssa vahva ja selkeä yhteisymmärryksen kuva. Olemalla hiljaa ja olettamalla toisen ymmärtäneen, on yhteistyö vaarassa luisua sivuraiteille. Greenstepillä jokaiselle asiakkaalle nimetään oma asiakasvastaava, joka huolehtii kommunikaatiosta asiakkaan kanssa sekä pitää huolen yhteistyön toimivuudesta.

Pitäessämme huolta laadusta sekä sen valvonnasta, varmistamme asiakkaillemme markkinoiden parhaan kokemuksen. Kun kaikki on varmasti kerralla kunnossa, maksaa laatu itsensä nopeasti takaisin kaikille osapuolille.