Kahdesta listayhtiöstä yhdeksi: Greenstep auttoi yhtenäistämään fuusioituneiden Vincitin ja Bilotin taloushallinnon

Suuri muutos toi mukanaan uusia haasteita, mutta myös uusia mahdollisuuksia

Vincit ja Bilot ilmoittivat fuusioitumisestaan helmikuussa 2022. Edessä oli suuri kasa valmistautumista ja suunnittelua, sillä tarkoituksena oli luoda yksi, yhtenäinen toimintaympäristö niin talouden kuin muidenkin osa-alueiden osalta.

Vincitillä, Bilotilla ja Bilotin hiljattain hankkimalla tytäryhtiöllä, Motley Agencylla, oli jokaisella omanlaisensa järjestelmäarkkitehtuuri ja kumppaniverkosto taloushallinnon osalta. Yhtiöllä oli käsissään kolme eri taloushallinnon kumppania, kolme eri kirjanpitojärjestelmää, kolme eri tuntikirjausjärjestelmää ja niin edelleen.

Yksi yhdistävä tekijä kuitenkin löytyi; konsernilaskenta oli hoidettu jokaisessa yhtiössä vanhalla kunnon Excelillä. Yhdelläkään yhtiöistä ei ollut aiempaa kokemusta syvällisemmästä ja juuri kyseiseen asiaan tarkoitetusta konsernilaskentajärjestelmästä. Tähän haluttiin muutos.

– Excel on kuitenkin lopulta dummy-raportti, johon ei pääse pureutumaan syvemmälle. Jos haluat nähdä lukujen taakse, sinun pitää kirjautua erikseen lähdejärjestelmään ja etsiä eri asioita yksitellen. Tämä oli yksi osa-alue, johon halusimme keskittyä muutoksen yhteydessä, kertoo Vincitin CFO, Niklas Wasenius.

Suunnitelmien tarkentuessa Vincitillä todettiin, että he kaipaavat kumppanin, joka pystyy viemään heidät taloushallintojärjestelmän näkökulmasta kohti tavoiteltua lopputulosta. Tavoitteena oli saada kaikki konserniin kuuluvat yhtiöt, maat ja valuutat yhteen, helposti hallittavaan ja johdettavaan kokonaisuuteen.

Saumaton yhteistyö toi onnistuneen lopputuloksen tiukasta aikataulusta huolimatta

Yhteistyön aluksi määriteltiin onnistuneen lopputuloksen kriteerit: mitä pitää olla valmiina määräaikaan mennessä ja miten tässä onnistutaan. Tärkeintä oli varmistaa, että yhtiön kassavirrat liikkuvat myös fuusion jälkeen; laskutus toimii sisään- ja ulospäin ja palkat saadaan maksettua ajallaan. Kun tämä oli varmistettu, katseet käännettiin kohti konsernilaskentaa ja Q3:n osavuosikatsausta.

– Olimme luoneet alustavan projektisuunnitelman keväällä. Tähän tuli luonnollisesti muutoksia asioiden edetessä, mutta Greenstepin asiantuntijoilla pysyi tilanne hallussa läpi projektin muutamista eteen tulleista haasteista huolimatta. Minulla oli koko ajan luotto, että pääsemme maaliin ajallaan.

Tiukasta tavoitteesta huolimatta projekti saatiin valmiiksi aikataulun puitteissa. Vincit otti käyttöönsä selainpohjaisen AARO-järjestelmän, joka selkeyttää yritysten konsernilaskentaa ja -raportointia. Vincit sai kaikkien yhtiöidensä datan yhteen, selkeään paikkaan ja pääsi pureutumaan lukujen taakse aiempaa Excelillä tehtyä raportointia huomattavasti tehokkaammin.

Vincitin ja Greenstepin projektinaikainen työskentely toimi erinomaisesti ja yhtiöiden välinen yhteistyö sai hyvän alun.

– Yhteistyön startti oli positiivinen ja luottamus Greenstepin tekemisen laatuun syntyi jo heti yhteisen matkan alkuvaiheessa. Olemme nyt tilanteessa, jossa yhteistyötä ja yhteistä tekemistä rakennetaan jatkossa eteenpäin – tästä on erittäin hyvä jatkaa, Niklas Wasenius päättää.

Muutostilanteisiin on saatavilla apua – jopa satapäin.

Suurin osa suomalaisista yrityksistä elää jatkuvasti muuttuvilla markkinoilla. Teknologian kehitys on huimaa ja kilpailu on jatkanut kansainvälistymistään. Jotta yritys menestyy muutoksessa, sen pitää pystyä toimimaan joustavasti ja muuntautumaan tarpeen mukaan nopeastikin. Taloudellisen tiedon on oltava saatavilla välittömästi sellaisessa muodossa, jossa sitä voi hyödyntää nopeasti ja yksinkertaisesti.

Jos yrityksellä ei ole lainkaan olemassa olevaa osaamista erilaisiin muutostilanteisiin tai se kaipaa lisää osaamista nykyisen osaamispohjansa boostiksi, interim-palvelut ovat erinomainen tapa tukea liiketoiminnan tarpeita ja tavoitteita.

Greenstep tarjoaa asiakkailleen laajan, useista sadoista ammattilaisista koostuvan, osaajapoolin yhden henkilön sijaan. Se tarkoittaa paitsi monipuolista osaamista, myös turvaa – apu ei ole vain yhden henkilön varassa. Voit ottaa meihin yhteyttä kaikissa väliaikaisen asiantuntijatuen tarpeissa, kun haluat kokemusta ja täsmäosaamista kustannustehokkasti.