Tehostamalla hankintaprosessia, aikaa ja resursseja vapautuu olemassa olevien sopimusten kilpailutukseen, toimittajasuhteiden hoitamiseen ja liiketoiminnan kasvattamiseen
Hankinnasta maksuun (P2P – Procure to Pay/Purchase to pay) -prosessiin sisältyy ostosopimusten hallintaa, tavaran tai palvelun vastaanottotapahtumia, laskun käsittelyä sekä ostovelkojen hallintaa. Hankintaprosessin heikkoudet saattavat johtaa hankinnan kustannustehottomuuteen ja asiakastyytymättömyyteen.
Hankintaprosessi muodostuu mm. seuraavista vaiheista:
- Tarjousten hallinta
- Ostosopimusten hallinta
- Ostotilaus
- Tuotteen tai palvelun vastaanotto
- Laskun täsmäytys
- Ostolaskun käsittely ja maksu
Hankinnasta maksuun -prosessi luetaan usein yhdeksi eniten kustannuksia aiheuttavaksi prosessiksi yrityksen taloushallinnossa. Selkeän hankintastrategian luominen ja hankintaprosessin tehostaminen säästää organisaation aikaa ja auttaa keskittämään resursseja liiketoiminnan kasvattamiseen.
Hankinnasta vastaavien henkilöiden käyttöön tulee jäädä riittävästi aikaa myös hankintojen kokonaiskustannusten ja toimittajien suorituskyvyn arviointiin (volyymit, hintakehitys, toimitusvarmuus, laatu ja maksuehdot).
Hankintaprosessin kehittämiselle on tarvetta, jos:
- kilpailuttamiselle ja sopimusneuvotteluille ei jää riittävästi aikaa
- ostohintojen vertailu tuottaa ongelmia tai on työlästä
- Tuotteita ja palveluita päädytään hankkimaan aina tutuilta toimittajilta; tai
- Hankinnassa käytettävät järjestelmät eivät tue hankinnan ja tuotannon suunnitelmallisuutta tai tehokasta seurantaa ja kontrolleja.
Hankintastrategian ja toimintaohjeiden avulla yhtenäistetään organisaation käytäntöjä ja minimoidaan riskitekijöitä. Hankintaprosessin automatisoinnin avulla aikaa vievät rutiinitehtävät vähenevät ja hankintatiimille jää enemmän aikaa hankintahintojen seuraamiseen, toimittajien kilpailutuksiin, sopimusneuvotteluihin sekä alennusten sopimiseen.
Greenstep apunasi
Me Greenstepillä autamme yritystäsi tunnistamaan hankintaprosessin ongelmakohdat ja automatisoimaan prosessin eri vaiheita. Voimme olla myös mukana luomassa yrityksen hankintastrategiaa tai laatimassa hankintakäsikirjaa selkiyttämään käytäntöjä ja toimintamalleja. Tarvittaessa autamme yritystä valitsemaan sopivan työkalun hankintaprosessin hallintaan.
Yrityksesi ollessa vielä matkalla kohti kasvua tai yrityksesi koko on juuri se oikea pienuudessaan, autamme sinua löytämään hankinta- ja ostolaskutusprosessin alueista juuri ne yrityksesi tarpeeseen liittyvät elementit: esim. tehostetaan kiinteiden kulujen hintatasot, automatisoidaan ostolaskujen käsittely ja varmistetaan kustannusseurannan näkyvyys pienillä toimenpiteillä. Usein ”pieni on kaunista ja tehokkain tapa edetä”.