ERP-projektin 10 yleisintä sudenkuoppaa ja kuinka välttää ne

Riku Venno

Partner


Yrityksen suunnitellessa kansainvälistymistä tapetille nousee lähes poikkeuksetta ERP:in valinta ja käyttöönotto. Huolella valittu ja ketterästi skaalautuva ERP tarjoaa välittömän näkyvyyden koko liiketoimintaan kaikkien toimintamaiden osalta ja auttaa huomattavasti tehostamaan prosesseja.

Väärin toteutettuna ERP:in käyttöönotto voi kuitenkin koitua huonoksi ja kalliiksi investoinniksi. Listasimme tähän artikkeliin ERP:in käyttöönoton yleisimmät sudenkuopat ja kuinka välttää ne.

1. Varmista, että liiketoimintasi on keskiössä - ota ERP-projektiin mukaan oikeat henkilöt

Usein ERP-projektiin valituilla henkilöillä ei ole kaikista prosesseista oleellista tietoa. Tämä johtaa helposti siihen, että kun implementoinnin ensimmäinen vaihe on valmis, käyttäjä voi kokea ettei se auta hänen työssään ja jotain oleellista on jäänyt uupumaan. Esimerkiksi laskutusta ja projektien hallinnointia suunnitellessa olisi tärkeää ottaa mukaan testausvaiheeseen myös ne henkilöt, jotka todellisuudessa hoitavat nämä toimenpiteet organisaatiossa.

2. Huomioi, että ERP-projekti on iso projekti, joka vaatii resursseja ja aikaa

ERP:in käyttöönotto ei tapahdu päivässä ja henkilöiden, jotka siihen osallistuvat, täytyy pystyä panostamaan siihen aikaa, ilman että normaalit työrutiinit painavat niskaan. Ennen projektin aloitusta on myös tärkeää olla kartalla siitä, miten nykyhetkellä toimitaan ja mitä järjestelmiä yrityksellä on käytössään.

3. Valmistaudu tekemään kompromisseja, jotta ERP-kokonaisuus saadaan vastaamaan yrityksen tarpeita

ERP-projektissa on olennaista ymmärtää, että ERP ei kilpaile jonkin yksittäisen osa-alueen osalta sille erikseen tuotteistetun ohjelman kanssa. Esimerkiksi NetSuitesta löytyy moduuli projektien hallintaan, mutta se ei hoida kaikkia projektinhallinnan tehtäviä niin hyvin kuin pelkästään projektien hallintaan rakennettu järjestelmä.

Tarkasteltaessa globaalisti projekteja talousnäkökulmasta, NetSuite hakee vertaistaan. ERP-projektin onnistumisen kannalta on tärkeää tehdä joissakin asioissa kompromisseja, jotta pystyttäisiin luomaan tehokas ja toimiva ERP-kokonaisuus. Mieti, mitkä ovat liiketoimintasi kannalta kriittisiä tarpeita – mitkä “nice to have”.

4. Huomioi myös ulkomaiset tytäryhtiöt valitun ERP:in implementoinnissa

ERP-projektin implementoinnissa on tärkeää huomioida myös mahdollisten ulkomaisten tytäryhtiöiden prosessit ja tarpeet. Jos on tarkoitus ottaa käyttöön globaali järjestelmä, kuten esimerkiksi Netsuite, on muistettava pitää ajatuksissa mukana, että järjestelmä tukee myös ulkomaisia yhtiöitä.

Mikäli ERP-järjestelmä valitaan ensimmäisessä vaiheessa vain emoyhtiön tarpeiden mukaan unohtaen muut maat ja niiden tarpeet, saattaa ERP-investoinnin kustannus nousta tulevaisuudessa odotettua korkeammaksi. Tästä syystä kustannus-tehokkaimmalta vaikuttava ERP ei välttämättä olekaan kannattavin yrityksen liiketoiminnan tarkastelun näkökulmasta.

ERP-valintaan kannattaakin ottaa kokeneita ammattilaisia mukaan ja pohtia, mikä on aidosti koko liiketoiminnan tarpeita tukeva ratkaisu. On kuitenkin tärkeä myös muistaa eri maiden vaatimukset, minkä takia kaikki toiminnot eivät ole käytössä jokaisessa maassa samanlaisena. Tällöin voidaan joutua jättämään jonnekkin enemmän manuaalisia prosesseja.

5. Valitse ERP-projektiin kumppani, jonka kokonaisosaaminen riittää kaikkiin tarpeisiinne myös käyttöönoton jälkeen

ERP ei koskaan ole vain ERP, vaan koko liiketoimintaa tukeva alusta. Tästä syystä on tärkeää valita ERP-projektin toteuttamiseen kumppani, jonka kokonaisosaaminen riittää kaikkiin tarpeisiinne myös ERP-käyttöönoton jälkeen.

Käyttöönoton lisäksi on hyvä miettiä, kykeneekö sama kumppani tarjoamaan esimerkiksi myös tarvittavat tukipalvelut, jatkokehitystarpeet, jatkuvat talous- ja palkkahallintopalvelut, kansainvälistymispalvelut sekä tukea erityisprojekteissa kuten yritysjärjestelyt tai listautuminen kasvun vaihtoehtona.

Yksi ERP-projektien tavallisista sudenkuopista onkin, että valitaan useampi kumppani projektin tueksi. Useamman kumppanin ollessa mukana ERP-projektissa rajojen ja vastuiden vetäminen on hankalaa ja lopputulos voi olla kaikkea muuta kuin toivottu.

6. Varmista, että avainhenkilöt ymmärtävät ERP-projektin heille tuoman lisäarvon

ERP-projektin onnistumisen kannalta on tärkeää, että kaikki sidosryhmät ymmärtävät, kuinka ERP tulee hyödyttämään organisaation arkea ja kasvua. Pilvipohjaisten toiminnanohjausjärjestelmien idea on saada kaikki yrityksen prosessit toimimaan yhdessä järjestelmässä. Mikäli joku avainhenkilö vastustaa ERP-projektin mukanaan tuomia muutoksia, on projekti luonnollisesti haastavaa toteuttaa onnistuneesti.

7. Uskalla irrottautua vanhoista prosesseista

Entisiin prosesseihin sinnikkäästi takertuminen tekee ERP:in käyttöönotosta erittäin haastavaa. ERP:iä käyttöönottaessa on tärkeää luottaa sen sisälle huolella suunniteltuihin ratkaisuihin. Entiset prosessinne saattaa olla suunniteltu esimerkiksi ennen käyttämänne järjestelmän rajoitteet huomioiden.

ERP-projektiin on hyvä suhtautua mahdollisuutena luoda uusia tapoja tehdä asioita. Se tarjoaa mahdollisuuden saada kauan kaivattua selkeyttä prosesseihin. Unohda siis vanhat viritelmät ja suhtaudu avomielin uuteen liiketoiminta-alustaan, joka mahdollistaa tehokkaan laajentumisen ja monen asian automatisoinnin.

8. Uudista prosessit vaiheittain

Kaikkia yrityksen prosesseja ei välttämättä kannata lähteä uudistamaan samaan aikaan. Halu haukata liian iso pala ja luoda kaikki unelmaprosessit kerralla on myös yksi syy, miksi ERP-projektit saattavat epäonnistua. Tämä johtuu usein siitä, että yritys ei välttämättä pysty hallitsemaan niin isoa muutosta kerralla. ERP-projektia toteuttaessa onkin hyvä miettiä, kannattaako kaikki käyttämänne järjestelmät integroida heti alkuun, vai toteuttaa muutoksia vaiheittain?

Hyvä lähestymiskulma voisi olla esimerkiksi aloittaa laittamalla talousprosessit kuntoon. Projektin voisi esimerkiksi aloittaa tarkastelemalla nykyistä laskutusprosessianne, ja miettiä, kuinka sitä voisi parantaa. Sen toteutettua voisi sitten siirtyä seuraavan prosessin uudistamiseen.

9. Tutustu ERP:in omiin ominaisuuksiin ennen kuin alat tekemään omia kustomointeja

Yksi ERP-käyttöönottojen sudenkuopista on ettei ymmärretä syvällisesti, milloin kannattaa tehdä kustomointeja, ja milloin ERP:in omat ominaisuudet palvelisivat tarkoitusta jopa paremmin. Toki ERP:ien osalta tulee eteen myös monia tilanteita, joissa kustomointi on tarpeellista. Näissä tilanteissa on hyvä miettiä, saisiko tarpeen ratkaistua konfiguroimalla ERP:in nykyisiä ominaisuuksia, vai vaatiiko tilanne todella kustomointikoodien kirjoittamista?

10. Varmista riittävä koulutus ennen go-live-vaihetta

Yksi merkittävistä sudenkuopista ERP-projekteissa liittyy siihen, että yritykset menevät ERP:ien osalta liveksi kiireisimmän kuukauden ensimmäisenä päivänä osaamatta käyttää valittua ERP:iä kunnolla. Näille yrityksille on tavallista, että prosesseja testataan juuri ennen liveksi julkaisemista 12 tunnin sessioissa. Tämä aiheuttaa usein sen, että tärkeitä skenaarioita jää testaamatta, tai ne testataan puutteellisesti, sillä testaajat eivät välttämättä osaa käyttää ERP:iä tarpeeksi hyvin.

ERP:in käyttöönoton onnistumisen kannalta on elintärkeää, että maltat kouluttaa työntekijäsi kattavasti sen osalta.

Miksi Greenstepin vuosikymmenien ERP-kokemuksen omaavat asiantuntijat suosittelevat juuri NetSuitea asiakkailleen ERP:iksi?

NetSuite on dynaaminen ja skaalautuva liiketoiminta-alusta, joka mahdollistaa kaikkien liiketoiminnan prosessien yhdistämisen yhdelle alustalle. NetSuiten selkeä etu muihin ERP:eihin verratessa on, että NetSuite palvelee yrityksen kaikissa tarpeissa tarjoten välittömän näkyvyyden koko yrityksen liiketoimintaan. NetSuite soveltuu kaikenkokoisille ja kaikilla toimialoilla toimiville yrityksille.

Pienille yrityksille NetSuite tarjoaa suurten yritysten voiman, kun taas suurille yrityksille se mahdollistaa pienten yritysten ketteryyden. NetSuite mahdollistaa uusien tytäryhtiöiden mukaan liittämisen ketterästi kaikkialla maailmassa.

Kokonaisvaltainen kumppani NetSuiten käyttöönoton tueksi?

Greenstep palvelee NetSuite-asiakkaitaan kokonaisvaltaisesti monialaisen NetSuite-tiimin avulla. Tarjoamme asiakkaille apua niin NetSuiten käyttöönottoon kuin myös sen käyttöönoton jälkeisiin palveluihin. Lue lisää NetSuite-palveluistamme ja varaa 30 min tapaaminen Riku Vennon kanssa, mikäli NetSuiten käyttöönotto kiinnostaa.