Tehosta palkanlaskennan prosesseja automaation ja teknologian avulla

Paranna tehokkuutta, laatua ja tuottavuutta

Palkkaprosessien jatkuva kehittäminen on kannattavaa työtä, jolla voit saavuttaa useita hyötyjä. Näitä ovat:

1. Työtyytyväisyys. Oikea-aikainen ja virheetön palkanmaksu on tärkeää työntekijöiden tyytyväisyyden ja luottamuksen säilyttämiseksi. Tehostetut prosessit vähentävät inhimillisten virheiden riskiä ja varmistavat, että työntekijät saavat palkkansa oikein ja ajallaan.
2. Kustannussäästöt. Tehokkaat prosessit vähentävät palkanlaskentaan ja mahdollisten virheiden korjaamiseen kuluvaa aikaa ja vapauttavat resursseja muihin tehtäviin. Näin myös kustannuksista voidaan säästää.
3. Riskienhallinta. Palkkaprosessien kehittäminen auttaa varmistamaan jatkuvasti päivittyvän lainsäädännön noudattamisen. Kun osaamisen päivittäminen otetaan osaksi prosesseja ja hyödynnetään teknologiaa, vähennetään oikeudellisia riskejä ja toimitaan lakien ja säädösten mukaisesti.
4. Tehokkuus. Esimerkiksi integraatiot mahdollistavat sujuvamman raportoinnin ja datan valjastamisen organisaation tarpeisiin.

Aloita luomalla prosessikuvaukset ja tunnista pullonkaulat

Prosessien kehittäminen sisältää monia eri vaiheita – kuten prosessien analysointia, ongelmien tunnistamista, uusien ratkaisujen suunnittelua, muutosten toteuttamista ja prosessien seurantaa ja arviointia. Miten lähteä liikkeelle?

Luo prosessikuvaukset

Ensin lähdetään siitä, että tunnistetaan kaikki mahdolliset prosessit ja niiden eri vaiheet, joita palkanlaskentaan liittyy. Tämä tarkoittaa esim. palkkalaskelmien laatimista, palkanmaksua ja raportointia. Prosessit tulisi kuvata selkeästi kirjalliseen muotoon, jotta ne ovat selkeitä jokaiselle prosessin henkilölle. Prosessiin on tärkeää kuvata myös yksityiskohdat, sekä vastuut ja toimintamallit virhe- ja poikkeamatilanteissa. Apuna voi käyttää myös prosessilouhintaa, joka automatisoi prosessien analysointia.

Tunnista prosessien pullonkaulat

Kun prosessit on saatu kuvattua, voidaan lähteä identifioimaan prosessin mahdollisia pullonkauloja. Mitkä ovat ne vaiheet, joissa prosessi on hidas, tehoton tai altis virheille? Missä vaiheessa aikaa vievää manuaalista työtä on eniten? Onko toistuvia rutiinitehtäviä? Mikä työvaihe toistuvasti palautetaan alkulähteeseen?

Yleisesti yksi suurimmista palkkaprosessin pullonkauloista ovat aikataulut ja oikeellisen materiaalin toimitus. Jos esimerkiksi yrityksessä tuntikirjausjärjestelmä on vaikeakäyttöinen, voi tuntikirjauksesta tuleva materiaali olla virheellistä, mikä aiheuttaa manuaalisia korjauksia. Muita yleisimpiä aikaa vieviä tai virhealttiita tehtäviä ovat muun muassa:

• Myöhästyneen materiaalin käsittely
• Puutteelliset liittymätiedostot, jotka vaativat manuaalista käsittelyä
• Manuaalisesti tehtävät tallennukset järjestelmään
• Prosessin keskeytykset

Kehitä prosesseja hyödyntämällä automaatiota, tekoälyä ja ohjelmistorobotiikkaa

Kun pullonkaulat ja prosessien tehokkuus on selvitetty, seuraava askel on yleensä parannusten käytäntöönpano. Tyypillisimmin kehitys sisältää prosessien yksinkertaistamista sekä uuden teknologian käyttöönottoa, mutta se vaatii myös henkilöstön kouluttamista ja muutosjohtamista.

Yksi tehokkaimmista tavoista kehittää palkanlaskennan prosesseja on automaatio. Toistuvia, aikaa vieviä prosesseja voidaan automatisoida, mikä vähentää virheitä ja säästää aikaa. Tietoa voidaan rikastaa ja tulkita myös automaation avulla. Käytännössä palkanlaskennan prosesseja voidaan automatisoida mm. seuraavin tavoin:

1. Järjestelmien väliset integraatiot, joiden avulla tieto siirtyy automaattisesti järjestelmästä toiseen, ja tietoja voidaan integraatioohjelmistoilla muokata ennen siirtoa vastaanottavan järjestelmän tarpeita vastaavaksi. Esimerkiksi työaikajärjestelmästä tiedot siirtyvät automaattisesti palkanlaskennan järjestelmään oikeanlaisessa muodossa.
2. Toistuvien ja säännönmukaisten tehtävien automaatio ohjelmistorobotiikan (RPA) keinoin. Esimerkiksi erilaisten palkanlaskennan ajojen automaattiset käynnistykset ja siirrot.
3. Tekoälypohjaisia ratkaisuja voidaan hyödyntää laaduntarkistukseen ja täsmäytyksiin. Niillä voidaan analysoida suuria tietomääriä ja tunnistaa poikkeamia, jotka voivat viitata virheisiin.

Lisäksi on tärkeää seurata parannusten vaikutuksia ja arvioida niiden tehokkuutta. Tämä auttaa varmistamaan, että muutokset ovat tuottaneet toivottuja tuloksia, ja että prosessit toimivat edelleen tehokkaasti. Tarvittaessa voidaan tehdä lisämuutoksia ja parannuksia prosesseihin.

Haluatko lukea aiheesta lisää? Tutustu asiantuntijoidemme artikkeleihin prosessien pullonkauloista ja prosessilouhinnasta sekä siitä, kuinka tehokkaat palkkaprosessit voivat tukea yrityksen kasvua.