Just nu känner vi alla en oro både för våra nära och kära och för framtiden. Det är ändå viktigt att säkerställa företagens grundfunktioner inför framtiden, för att kunna fortsätta livet och verksamheten efter coronaviruspandemin. De förändringar som coronaviruset för med sig påverkar företag framförallt i frågor som gäller personalen och kassaflödet. Den radikala minskningen av konsumtion slår hårt speciellt på servicebranschen. Alla branscher påverkas dock mer eller mindre av förändringarna och det är svårt att helt undvika dem. Den ökade mängden distansarbete skakar om arbetslivet och skapar nya situationer både för de anställda och för organisationerna.
1. Optimering av kassaflödet
En utmaning i denna situation är dess påverkan på kassaflödet. När folk konsumerar mindre, blir de fasta kostnaderna och minimeringen av inköp mera synliga. Fasta kostnader utgörs framför allt av hyreskostnader för verksamhetsutrymmen och andra fastigheter, dvs. kostnader som i normala fall är oförändrade eller ökar på grund av ägarnas avkastningskrav. Här behöver dock noteras att också fastighetsägare i rådande situation kan få amorteringsfrihet för att tillfälligt kunna sänka sina hyror, som för många är en central utgift. Situationen kräver även en genomgång av organisationens andra kostnadsstrukturer. Det lönar sig att leta efter marginaler genom att skapa en helhetsbild av olika kostnadsslag.
Stöd i finansieringen
Den tillfälliga minskningen av inkomstfinansiering kräver tilläggsfinansiering, och som tur har den finska staten och bankerna visat sitt stöd med kort varsel. Enligt Finnvera har man beredskap att öka finansieringen av smf-företag betydligt och hjälpa företag ur krisen. Enligt regeringens beslut (16.3.2020) fördubblas finansieringen under en viss tid. Finnveras regionchef Pasi Vartiainen listar de tre viktigaste åtgärderna:
1. Kontakta din bank i ett så tidigt skede som möjligt
2. Finnvera och bankerna är flexibla med sina betalningsarrangemang och det lönar sig att komma överens med den egna banken i ett så tidigt skede som möjligt
3. Finnvera möjliggör beviljandet av driftskapital som banken beviljar genom att gå i borgen för lånet.
Noteras bör dock, att Finnveras Begynnelse- och SMF-borgen är borgensprodukter, som banken ansöker om för företagets räkning vid förhandlingar om ett nytt lån för företaget. Företaget kan själva inte ansöka om det och banken sköter även om ansökningen om amorteringsfrihet för dessa borgensprodukter. Endast om företaget har ett direkt lån av Finnvera, görs ansökan om ändringar i betalningsplanen rakt till Finnvera.
Business Finland har gått ut med att de den 19.3.2020 öppnar två nya finansieringstjänster. Dessa finansieringstjänster (förhandsutredningsfinansiering och utvecklingsfinansiering) är avsedda för företag, vars nuvarande affärsverksamhet påverkas av de störningar som coronaviruset orsakar. Enligt Business Finlands chef Reijo Kangas (22.3.2020) har man tagit emot över 4000 ansökningar och beslutat om stöd för över 8 miljoner euro. Mer information samt instruktioner för hur man ansöker hittas på Business Finlands hemsida.
Även NTM-centralerna börjar stöda smf-företag och de har beviljats 50 miljoner euro för utvecklingsunderstöd, som en del av regeringens stödpaket. Med tilläggsfinansieringen stöder man smf-företag (inkl. enskilda näringsidkare) som drabbats av störningar på marknaden och i produktionen orsakade av coronaviruspandemin. Ansökningen öppnar vecka 13. Följ med NTM-centralernas hemsidor här. Läs även mer om ändringarna i NTM-centralens utvecklingstjänster för företag.
Bankernas flexibilitet
Det lönar sig att optimera amorteringen av de egna lånen genom att förhandla med banken om möjlig amorteringsfrihet. Alla de större bankerna drar sitt strå till stacken genom att erbjuda amorteringsfrihet åt både företag och privatkunder. De som officiellt har meddelat om detta är t.ex. Nordea, OP och Aktia. Längden för amorteringsfriheten varierar bankerna emellan från tre månader och uppåt. Notera att banken utvärderar varje företags situation skilt enligt sina normala processer.
Om man behöver hjälp med ansökningen av offentlig finansiering eller behöver hjälp med hantering av kassaflödet, finns Juho Pietilänaho (tel. 046 600 0254) till hands. Alternativt kan ni också kontakta Tore Teir (tel. 040 760 4909) eller Sari Helander (tel. 050 379 1819).
Skatteförvaltningens stöd
Skatteförvaltningen stöder företag med möjliga betalningssvårigheter under coronaviruspandemin. Som åtgärd kan Skatteförvaltningen bland annat ge förlängd tid för skattedeklarationer samt avstå från att ta ut förseningsavgiften för deklarationen. På basen av ansökningarna kan man även beviljas förlängd tidsfrist för inkomstskattedeklarationen eller sänkt ränta. Förfarandet gäller de skatter som förfallit efter 1.3. För tjänstepensions- och företagarpensionsavgifter arrangeras också en möjlighet att förlänga betalningstiden med högst tre månader. Nu lönar det sig att ta till dessa livlinor:
- Ansöka om förlängd tid för skattedeklarationer
- Granska det på basen av förväntade resultatet gjorda förskottsskattebeloppet och möjligtvis ändra det
- Ansöka om förlängd tidsfrist för inkomstskattedeklarationen eller sänkning av räntan
När det gäller skatteärenden rekommenderar vi att vara i kontakt med skatteverket (genom MinSkatt) samt med bokföraren, om man behöver skjuta upp skattebetalningar. I mera invecklade problem får ni hjälp av vår expert inom skatt, Jaakko Maijala, tel. 040 581 1140. Läs även vår nya bloggartikel om beskattarens betalningsarrangemang (på finska).
2. Personal, anpassning och förändringskommunikation
Coronaviruspandemin kräver nu bra ledarskap och lyckad förändringskommunikation
Situationen i Finland och utomlands är extremt avvikande på grund av coronapandemin. Situationen kan orsaka större ekonomiska utmaningar speciellt för B2C (business-to-consumer)-företag. Många arbetsgivare är tvungna att överväga nedskärningar i personalkostnader genom permitteringar eller uppsägningar. Fastän man inte är tvungen att göra nedskärningar har det redan skett förändringar i arbetsmetoderna när arbetstagarna överraskande har börjat jobba helt på distans. Nya arbetsmetoder utvecklas säkert ännu en tid framöver. I tider som denna har god personalledning och lyckad kommunikation en viktig roll.
Är anpassningsåtgärder för personalen på kommande?
Om ni, våra kunder, hamnar i en situation då ni av ekonomiska orsaker och produktionsorsaker måste minska personalen permanent eller tillfälligt, är det bra att komma ihåg några saker. En arbetsgivare som regelbundet sysselsätter över 20 personer, måste i situationer som denna följa lagen om samarbete inom företag (https://www.finlex.fi/sv/laki/alkup/2007/20070334). Enligt lagen är arbetsgivaren skyldig att hålla samarbetsförhandlingar innan något beslut om minskande av personal tas.
Samarbetsförhandlingar och permitteringar i ett nötskal:
- Den faktiska processen för samarbetsförhandlingar skall startas genast när arbetsgivaren fått en klar uppfattning om de utmaningar som coronavirusepidemin orsakar för verksamheten samt möjliga effektiviseringsbehov. Förhandlingsförslaget skall dock ges senast 5 dagar före samarbetsförhandlingarna börjar.
- De faktiska samarbetsförhandlingarna skall föras med de anställda minst 14 dagar i mindre företag och i större företag upp till 6 veckor. Längden på förhandlingarna påverkas förutom av företagsstorleken också på hur det påverkar personalen, bl.a. hur många som sägs upp eller hur lång permitteringen är. Processen kan alltså vara långsam – vänta inte, tills det är för sent.
- Uppsägningstiderna kan enligt kollektivavtalet variera mellan 14 dagar och 6 månader.
- Permitteringar som görs av ekonomiska eller av produktionsorsaker måste man meddela de anställda om senast 14 dagar innan permitteringen börjar. Coronapandemin leder troligtvis i första hand till under 90 dagar långa permitteringar.
- Om arbetsutförandet helt skulle förhindras, skulle arbetsgivaren möjligtvis kunna avbryta arbetsutförandet i stället för att permittera. I detta fall måste arbetsgivaren betala ut 14 dagars (10 arbetsdagars) lön åt arbetstagarna, vartefter lönebetalningsskyldigheten avtar och arbetstagarna kan ansöka om arbetslöshetsstöd (arbetstagaren kan givetvis ansöka om arbetslöshetsstöd också för permitteringstiden).
- Du kommer väl ihåg karenstiden för rekrytering av nya arbetstagare efter samarbetsförhandlingar, samt återanställningsskyldighet av de uppsagda.
Att observera: Finlands regering gjorde ändringar i arbetsmarknadslagstiftningen fredagen den 20.3.2020 och de tillfälliga förändringarna trädde ikraft 1.4.2020 eller redan tidigare som ett resultat av olika branschers kollektivavtalsförhandlingar.
⭐ Se HR-teamets guide för förändringar orsakade av coronavirus här! (på finska) ⭐ eller på engelska här!
I utmanande situationer stärks vikten av bra kommunikation och ledarskap i förändring
Speciellt när man behöver ta till större effektiviseringsåtgärder, skapas säkert en oro bland er personal: oro för den gemensamma framtiden och för den egna eller kollegans arbetsplats. Det är viktigt att ha förståelse för denna oro och att ta den i beaktande i allt som görs. Större förändringar påverkar personalen ännu under flera månaders tid och ju mer ni kan kommunicera om dem i rätt tid och regelbundet, desto starkare grund bygger ni inför framtiden.
Kommunikationen kring coronaviruspandemin och de förändringar (stora som små) den medför är bra att ta med på den dagliga agendan. Erbjud mycket information åt er personal och berätta allt ni vet att är på kommande, även om det i denna situation känns svårt. Ta även virtuella kaffestunder med ert team och diskutera och var nära varandra, trots att ni är fysiskt långt ifrån.
Om ni behöver hjälp med till exempel förändringsledning, intern kommunikation, permitteringar eller samarbetsförhandlingar, hjälper Kati Tuovinen (tel. 050 306 6770) från vårt HR-team gärna till. Ni kan ta kontakt även med Jaana Hagelin (tel. 040 779 6763) eller Ida Rekola (tel. 040 900 4226).
3. Krissituationen är exceptionell
Det är en avvikande situation vi befinner oss i och situationen kräver snabba och exceptionella beslut. Dessa åtgärder krävs för att företag på lång sikt skall kunna behålla kapaciteten och nå sina mål. Det är frågan om en tillfällig fas, som även testar företagets karaktär. Handlingar och lösningar krävs, men samtidigt behöver man hålla hårt fast vid de värden och principer som företagets verksamhet grundar sig på.
Om vi kan hjälpa er i denna situation, gör vi det på alla möjliga sätt.
PS. På grund av den avvikande situation som råder vill vi erbjuda alla våra Netvisor-kunder 3 månaders gratis användning av BiBook. Med hjälp av BiBook kan ni bättre förutse och analysera resultat, balansräkning, kassaflödesanalys med mera. Klicka igång BiBook i Netvisor Store och vi sköter resten! På frågor svarar gärna Jonathan Teir.