Näin laadit työyhteisön kehittämissuunnitelman – kaikki, mitä työnantajan tulee tietää

Työyhteisön kehittämissuunnitelma on yksi työnantajan lakisääteisistä dokumenteista

Työyhteisön kehittämissuunnitelma perustuu vuonna 2022 päivitettyyn yhteistoimintalakiin. Yhteistoimintalailla edistetään yrityksen ja sen henkilöstön välistä vuorovaikutusta ja yhteistoimintaa. Sen tavoitteena on parantaa työntekijöiden asemaa ja lisätä työntekijöiden mahdollisuuksia vaikuttaa yrityksessä tehtäviin päätöksiin, jotka koskevat heidän työtään, työolojaan ja asemaansa yrityksessä.

Kenen tulee laatia työyhteisön kehittämissuunnitelma?

Kaikilla työnantajilla ei ole lain määrittämää velvoitetta laatia kirjallista työyhteisön kehittämissuunnitelmaa, vaan sitä velvoitetaan yrityksiltä, joissa työskentelee säännöllisesti vähintään 20 työntekijää.

Työntekijöiden määrää laskettaessa otetaan huomioon koko yrityksen henkilöstö.

Työyhteisön kehittämissuunnitelma laaditaan yhteistyössä henkilöstön kanssa

Työyhteisön kehittämissuunnitelma laaditaan yhteistyössä henkilöstön edustajien kanssa ja sillä pyritään työyhteisön suunnitelmalliseen ja pitkäjänteiseen kehittämiseen.

Työyhteisön kehittämissuunnitelmaa on myös päivitettävä, mikäli organisaatiossa tai ympäröivässä maailmassa tapahtuu muutoksia. Työnantajan onkin aktiivisesti seurattava työyhteisössä tapahtuvia muutoksia ja arvioida, aiheuttavatko ne tarpeen päivittää kehittämissuunnitelmaa.

Mitä työyhteisön kehittämissuunnitelma sisältää?

Vaikka laki velvoittaa kehittämissuunnitelman laadintaan, ei tätä tulisi nähdä ainoastaan pakollisena suoritteena. Suunnitelman laadinnasta kannattaa ottaa kaikki hyöty irti, sillä suunnitelmaa tehdessä voidaan esimerkiksi tunnistaa henkilöstöstä potentiaalia ja osaamista, jota ei aikaisemmin ole osattu hyödyntää.

Jos suunnitelma puuttuu vielä kokonaan, ensimmäinen versio voi olla kannattavaa tehdä kevyemmin ja lähteä sitä kehittämään osana henkilöstön kanssa käytävää vuoropuhelua.

Yhteistoimintalaissa määritellään tietty vähimmäissisältö kehittämissuunnitelmalle:

1. Arvio työyhteisön nykytilasta sekä ennakoitavissa olevista kehitystarpeista, joilla voi olla vaikutusta henkilöstön osaamistarpeisiin tai työhyvinvointiin.
2. Henkilöstön osaamista ja hyvinvointia edistävät toimenpiteet ja päämäärät (esim. koulutus, perehdytys, itseopiskelu, etätyökäytännöt, työajan liukumakäytännöt, erilaiset etuudet).
3. Toimenpiteiden vastuunjako ja aikataulu (esimerkiksi HR, johto tai esihenkilöt).
4. Toimenpiteiden toteutumisen seurantatapa (henkilöstön näkökulmasta asiaa voi seurata esimerkiksi kyselyillä).
5. Ulkoisen työvoiman käytön periaatteet (mitä työtä ja kuinka paljon tuotetaan ulkopuolisella työvoimalla, esimerkiksi vuokratyöntekijöillä tai alihankkijoilla?)

Lisäksi laki velvoittaa, että jos työnantaja muutosneuvottelujen lopputulemana irtisanoo työntekijän joko taloudellisella tai tuotannollisella perusteella, kehittämissuunnitelmaa on neuvottelujen jälkeen päivitettävä. Tällöin kehittämissuunnitelmaan voidaan kirjata esimerkiksi asioita työhön jäävän henkilöstön työstä ja koulutustarpeista tai tavoitteita ja toimenpiteitä, joilla henkilöstön hyvinvointia muutostilanteessa tuetaan.

Tarpeen mukaan työyhteisön kehittämissuunnitelmassa on otettava huomioon myös:

• Teknologisen kehityksen, investointien ja muiden muutosten vaikutukset työyhteisössä
• Eri elämäntilanteissa olevien työntekijöiden erityistarpeet, esimerkiksi perheen ja työn yhteensovittaminen
• Työyhteisön johtaminen

Kun nämä lakisääteiset vähimmäisvaatimukset on täytetty, dokumenttia voi päivittää ja käydä läpi vaikka osa-alue kerrallaan.

Tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelma osana henkilöstön kehittämissuunnitelmaa

Yli 30 hengen työpaikoille pitää laatia lisäksi kirjallisena tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelmat, jotka voi halutessaan liittää osaksi henkilöstön kehittämissuunnitelmaa.

Tasa-arvosuunnitelma perustuu tasa-arvolakiin, jolla vahvistetaan naisten ja miesten välistä tasa-arvoa työelämässä. Yhdenvertaisuussuunnitelma perustuu puolestaan yhdenvertaisuuslakiin, joka kieltää syrjinnän työelämässä muun kuin sukupuolen perusteella. Tällaisia syitä ovat henkilön ikä, kansalaisuus tai alkuperä, kieli, uskonto, vakaumus, mielipide, poliittinen toiminta, ammattiyhdistystoiminta, perhesuhteet, terveydentila, vammaisuus tai seksuaalinen suuntautuminen.

Kehittämissuunnitelmasta kannattaa tehdä itselle sopiva

Työnantajan ja henkilöstön edustuksen tehtävänä on arvioida, mitkä seikat ovat merkityksellisiä juuri omassa organisaatiossa, ja mitä näistä kannattaa kirjata kehittämissuunnitelmaan. Lakisääteisen vaatimuksen sijaan kehittämissuunnitelmaa kannattaa ajatella työkaluna henkilöstön sitouttamiselle ja motivoinnille.

On kuitenkin suositeltavaa, että työyhteisön kehittämissuunnitelmassa otetaan huomioon myös osa-alueet, jotka eivät tällä hetkellä ole organisaatiolle relevantteja. Ne kannattaa edes mainita suunnitelmassa, jotta osa-alueet eivät jäisi kokonaan käsittelemättä ja pois suunnitelmasta. Mikäli yrityksen toimintaan tai ympäristöön tulee muutoksia, osa-alueet saattavat muuttua myöhemmässä vaiheessa tärkeiksi.

Lisäksi on tärkeä muistaa, että kehittämissuunnitelmassa on tarkoituksena määritellä organisaation tavoitetaso suunnitelmassa käsitellyille osa-alueille. Tämä suunniteltu tavoitetaso ei tarkoita, että työnantaja olisi juridisesti sidottu näihin tavoitteisiin, vaan tarkoitus on määritellä taso, jota kohti mennään.